กิจกรรมข้อเสนอแนะ (Suggestion) หรือ ไคเซ็น (Kaizen)
Kaizen คืออะไร
Kaizen เป็นศัพท์ภาษาญี่ปุ่น แปลว่า "การปรับปรุง" (Improvement) เป็นแนวคิดที่จะช่วยรักษามาตรฐานที่มีอยู่เดิม (Maintain) และปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น (Improvement)กิจกรรมข้อเสนอแนะ หรือ ไคเซ็น (Kaizen) เน้นการส่งเสริมให้บุคลากรทุกคนได้เสนอแนวคิด เพื่อปรับปรุงพัฒนาการปฏิบัติงานปัจจุบัน ให้ดีขึ้น และลดความสูญเปล่าต่างๆที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงาน เช่น ลดของเสียลดการจัดเก็บเอกสารที่มากเกินไป ลดเวลาการปฏิบัติงาน ลดเวลาการว่างงาน เพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผลในการทำงาน ลดการเคลื่อนย้ายที่ไม่จำเป็น เสียเวลา เป็นต้น ซึ่งสิ่งที่ได้คือ คุณภาพ (Quality) ที่สูงขึ้น ลดของเสีย(Defect) การส่งมอบ (Delivery) ตรงเวลามากขึ้น ต้นทุนต่ำลง (Cost Down) ความปลอดภัย (Safety) ที่สูงขึ้นเป็นต้น
หัวใจสำคัญของหลักการ KAIZEN คือ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องไม่มีที่สิ้นสุด โดยการใช้ความรู้ความสามารถของบุคลากรมาคิดปรับปรุงงาน ด้วยการลงทุนเพียงเล็กน้อย และก่อให้เกิดการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงทีละน้อยๆ แต่ค่อยๆเพิ่มพูนขึ้นอย่างต่อเนื่อง Kaizen ไม่ใช่การเปลี่ยนใหม่ทั้งหมด แต่เป็นการปรับปรุงเฉพาะบางจุดเท่านั้นเพื่อให้เจ้าหน้าที่ทำงานง่ายขึ้นและผู้รับบริการสะดวกขึ้น สามารถนำมาใช้ในการบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิผล โดยมุ่งเน้นให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมในการแสวงหาแนวทางใหม่ๆ เพื่อปรับปรุงวิธีการทำงาน และสภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดีขึ้นอยู่เสมอ
ตัวอย่างเทคนิควิธีการเพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
- วงจร PDCA : ประกอบด้วย วางแผน (Plan), ปฏิบัติ (Do), ตรวจสอบ (Check), และปรับปรุง แก้ไข (Act)
-Suggestion Scheme หรือ ระบบข้อเสนอแนะ
- 5 ส.
- Total Quality Management (TQM) หรือ การบริหารคุณภาพโดยรวมแนวทางเพื่อเริ่มต้นปรับปรุง
- หยุดการทำงานที่ไม่จำเป็นทั้งหลาย
- หยุดการทำงานที่ไม่มีประโยชน์ทั้งหลาย
- หยุดการทำงานที่ไม่มีความสำคัญทั้งหลายอย่างไรก็ตาม มีบางสิ่งบางอย่างที่ไม่สามารถทำให้ "หยุด" ได้ ถ้าเช่นนั้น เราคงต้องมุ่งประเด็นไปที่เรื่องการลด เช่น ลดงานที่ไม่มีประโยชน์ งานที่ก่อความรำคาญ น่าเบื่อหน่ายให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แม้ว่าจะไม่สามารถทำให้หยุดได้ทั้งหมด แต่ก็เกิดมีการปรับปรุงขึ้นแล้ว
หลักการ E C R S
E = Eliminate คือ การตัดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นในกระบวนการออกไป
C = Combine คือ การรวมขั้นตอนการทำงานเข้าด้วยกัน เพื่อประหยัดเวลาหรือแรงงานในการทำงาน
R = Rearrange คือ การจัดลำดับงานใหม่ให้เหมาะสม
S = Simplify คือ ปรับปรุงวิธีการทำงาน หรือสร้างอุปกรณ์ช่วยให้ทำงานได้ง่ายขึ้น
ข้อควรคำนึงถึง
1. Kaizen เป็นสิ่งที่เราทุกคนทำอยู่ในชีวิตประจำวันอยู่แล้ว จึงสามารถนำสิ่งที่เคยปฏิบัติมาดำเนินการให้จริงจังและมีหลักการมากขึ้น
2. Kaizen จะต้องทำให้การทำงานง่ายขึ้นและลดต้นทุน แต่ถ้าทำแล้ว ยิ่งก่อความยุ่งยาก จะไม่ถือว่าเป็น Kaizenเริ่มต้นจากการเปลี่ยนแปลงสิ่งที่เปลี่ยนแปลงได้ เปลี่ยนแปลงบางส่วนของงานที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
ตัวอย่าง
ก่อนปรับปรุง
ผู้ชายกำยำ 2 คน ใช้กำลังในการเคลื่อนย้ายตู้ขนาดใหญ่เข้าไปในสำนักงานเมื่อถึงเวลาเลิกงาน
หลังปรับปรุง
เพียงใส่ล้อเข้าไปในตู้ขนาดใหญ่ ใครๆ ก็สามารถเคลื่อนย้ายได้
- ภาคราชการไทยที่นำ Kaizen มาใช้ เช่น การทำ Passport ของกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ มีการเชื่อมโยงฐานข้อมูลกับกรมการปกครอง ทำให้ผู้ทำ Passport ไม่ต้องกรอกข้อมูลมาก และจะอยู่ในระบบการทำ Passport ตลอดทุกขั้นตอนไม่เกิน 20 นาที
- ตัวอย่างการทำ Kaizen ของ TOYOTA เช่น การปรับปรุงการขันน็อตล้อรถยนต์ โดยการทำให้มีสีติดตรง เครื่องมือขันน็อต หากพนักงานขันน็อตแน่นพอ จะทำให้สีนั้นติดที่หัวน็อต เป็นการยืนยันว่าขันน็อต ให้ล้อแน่นแล้ว
- รถ Honda โกลคาร์ด ในสวนสนุกที่ให้เด็กขับชนกัน ทุกๆเย็นจะมีการเก็บนอตที่หลุดจากรถไปซ่อม โดยต้องพลิกรถดูว่าหลุดจากคันไหน ซึ่งมี 20 คัน วันไหนโชคร้าย ก็เจอในคันสุดท้าย โชคดี เจอตั้งแต่คันแรก มีคนเสนอไคเซ็น ให้ทาสีนอต หรือทำเครื่องหมายให้ตรงกับรถแต่ละคัน ปรากฏว่า เป็นไคเซ็นที่กรรมการตัดสินได้รับรางวัล แต่ก็มีคนแย้งว่า เป็นไคเซ็นที่ไม่ได้แก้ปัญหาที่ต้นต่อ ควรคิดนอตชนิดที่ไม่หลุดถึงจะเป็น ไคเซ็นที่ดี ประธานออกมาสรุปว่า ต้องการไคเซ็นทั้งสองแบบ เพราะแผนกพัฒนากำลังคิดน็อตชนิดพิเศษนั้นอยู่จริงแต่คาดว่าเป็นปีจะเสร็จ ระหว่างนี้ควรทาสีน็อตไปก่อน
www.oknation.net/blog/ThongpunchangManagement/2011/01/.../entry-...
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น