Cross Functional Team คือ อะไร?
ตัวอย่างของระบบ Cross Functional Team ที่ดีดูได้จาก วงออเคสตร้า ซึ่งนักดนตรีทุกคนต่างมีทักษะทางดนตรีที่แตกต่างกัน บทเพลงต่างๆ ที่ถูกบรรเลงออกมาอย่างไพเราะนั้นเกิดจากการร่วมแรงร่วมใจ ซึ่งได้ผ่านการทำข้อตกลงร่วมกันแล้ว ว่าจะบรรเลงเพลงอะไร จังหวะ ทำนองอย่างไร โดยมีเป้าหมายสูงสุดเพื่อสร้างความสุนทรีย์ให้แก่ผู้ฟัง ซึ่งนั่นเป็นความพึงพอใจสูงสุดของลูกค้า
ทักษะของนักดนตรีนั้นถือเป็นสิ่งจำเป็น แต่ใช่ว่านั่นเป็นสิ่งสำคัญลำดับต้นๆ
สิ่งสำคัญที่สุดก็คือ บทเพลงทื่ถูกบรรเลงออกมา การเข้าใจในภาษาดนตรีที่มีร่วมกันนั้นเป็นสิ่งสำคัญที่สุด
พูดง่ายๆ ก็คือ วงออเคสตร้าที่ดี เป็นตัวอย่างของการทำงานเป็นทีมที่ชัดเจนที่สุด
หากเปรียบกับการบริหารงาน Cross Functional Team ในองค์กรแล้ว ก็คือการที่บุคลากรจากส่วนงานต่างๆ ในองค์กร ตัวอย่างเช่น ในอดีต ฝ่ายการเงิน ทำหน้าที่ วิเคราะห์สถานะทางการเงิน หากต้อง การข้อมูล จาก ฝ่ายอื่นๆ เพื่อให้ได้มาซึ่ง การวิเคราะห์ก็จำเป็นต้องร้องขอ จากฝ่ายบัญชี และ/หรือ ฝ่ายเครดิต ซึ่งอาจจะได้รับความร่วมมือบ้าง ไม่ได้รับข้อมูลบ้าง หรือ ได้รับข้อมูลแต่ก็ช้าเกินไปไม่สามารถนำข้อมูลนั้นมาใช้ได้ เนื่องจากข้อมูลล่าสมัยไปเสียแล้ว เหตุการณ์เช่นนี้เกิดขึ้นเสมอเนื่องจาก แต่ละฝ่ายจะให้ความสำคัญงานประจำของฝ่ายตนก่อน งานร้องขอจากฝ่ายอื่นๆ นั้นเป็นเพียงงานรอง
แต่สำหรับ Cross Functional แล้ว หากสมาชิก ไม่ว่าจะเป็นฝ่าย หรือ บุคลากร หากอยู่ในกระบวนการทำงานใด จำเป็นต้องความรับผิดชอบในฐานะสมาชิกในทีม ดังนั้น สมาชิกจะต้องให้ความสำคัญต่อเป้าหมายของทีมเป็นหลัก จะต้องพัฒนาความร่วมมือ, หาแนวทางการทำงานใหม่ๆ ร่วมถึงการตัดสินใจในการแก้ปัญหาร่วมกันนั้นเป็นความรับผิดชอบหลักของสมาชิกทุกคน เพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายที่ตกลงร่วมกัน
Cross Functional Team ก็คือ การที่บุคลากรที่มีบทบาทหน้าที่ ที่มีทักษะที่แตกต่างกันที่มาทำงานร่วมกัน และมีส่วนร่วมในการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ วางแผน, กระบวนการทำงาน, แก้ไข และพัฒนา ร่วมกัน เพื่อบรรลุเป้าที่มีข้อตกลงร่วมกัน เพื่อสร้างความพึงพอใจสูงสุดให้แก่หุ้นส่วนทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นบุคลากรในองค์กร, ลูกค้า, ซัพพลายเออร์ ร่วมถึงผู้ลงทุน หากจะให้คำนิยามของคำว่า Cross Functional Team แล้ว
“Cross Functional Team หมายถึง ทีมที่ประกอบด้วยสมาชิกมากกว่าหนึ่งฝ่ายขึ้นไป ซึ่งมีทักษะการทำงานที่แตกต่างกัน มาทำงานร่วมกัน และวัตถุประสงค์ในอันที่จะบรรลุป้าหมายเดียวกัน ซึ่งสมาชิกทั้งหมดนั้นถูกเชื่อมโยงด้วยข้อมูล"
ประโยชน์ของการบริหารงานแบบ Cross Functional Team
Cross Functional Team นี้ให้ความสำคัญตั้งแต่ เป้าหมาย การวางแผน กระบวนการทำงาน การตรวจสอบ จนกระทั่ง จบกระบวนการทำงาน ด้วยการ สรุปเป็นรายงานเพื่อนำเสนอผู้บริหารระดับสูง ทุกคนในทีมจะต้องมีส่วนร่วมใน การรับผิดชอบ และทำงานด้วยกัน การทำงานเป็นทีมจะช่วยให้เกิดความคิดสร้างสรร, วิธีการทำงานใหม่ จะนำไปสู่การตัดสินใจร่วมกันของทุกคนในทีม ประโยชน์ของการบริหารงาน แบบ Cross Functional Team นี้ มี 5 ประการได้แก่
1. ลดข้ออ้างในการทำงาน
2. สร้างการมีส่วนร่วมในทำงาน
3. ก่อให้เกิดการได้มาซึ่งข้อมูลเชิงลึกร่วมกัน
4. สร้างความร่วมมือที่เป็นเอกภาพ
5. ลดกระบวนการทำงาน
1. ลดข้ออ้างในการทำงาน เมื่อทีมได้ทำการตัดสินใจที่จะกำหนดทิศทางร่วมกันแล้ว เป้าหมายของทีมจะถูกผลักดันให้เป็นเป้าหมายของฝ่าย หรือเป็นเป้าหมายของกลยุทธ์ของหน่วยธุรกิจในที่สุด (Strategic Business Unit – SBU) องค์กรในปัจจุบันมีโครงสร้างบริหารแบบแนวราบ บุคลากรในองค์จึงทำงานจำกัดเฉพาะงานตามหน้าที่ของตนเท่านั้น การบริหารเป็นทีมนั้นจะทำลายข้อจำกัดดังกล่าว เพราะทุกคนมีส่วนร่วม และกำหนดทิศทางการทำงานร่วมกัน กระบวนการทำงาน, การสื่อสาร และใช้ข้อมูลร่วมกัน สนับสนุนให้การการทำงานเป็นทีมร่วมกัน ทำให้การทำงานนั้นเป็นอย่างราบรื่น และยังช่วยลดเงื่อนไข และข้ออ้าง ของบุคลากรที่มีต่อกันให้ลดน้อยลง
2. สร้างการมีส่วนร่วมในทำงาน การบริหารโดยทีมนั้นจำเป็นต้องใช้ข้อมูลอย่างกว้างขวางเพื่อนำมาซึ่งการตัดสินใจ ทีมแต่ละทีมต้องการข้อมูล (Information) จากทุกแผนกในองค์กร ระบบที่เชื่อมโยงข้อมูลกลายเป็นสิ่งจำเป็นเพราะมันช่วยให้ข้อมูลเหล่านี้อยู่บนฐานข้อมูลที่เข้าถึงได้บนฐานข้อมูลเดียวกัน ให้ขาดซึ่งการมีส่วนร่วมในการทำงานแล้ว การทำงานเป็นทีมก็จะล้มเหลวในที่สุด
3. ก่อให้เกิดการได้มาซึ่งข้อมูลเชิงลึกร่วมกัน การบริหารงานเป็นทีมนั้นต้องการข้อมูลจากผู้เกี่ยวข้องทุกระดับ ทุกทีมอาจเข้าใจดีว่าทีมต้องการข้อมูลใด เพื่อนำมาใช้ในการตัดสินใจในการวางยุทธศาสตร์, กำหนดกลยุทธของทีม หรือนำมาใช้ประกอบการทำงาน แต่การได้มาซึ่งข้อมูลเหล่านี้ ทีมจะต้องร้องขอข้อมูลเหล่านี้ เพื่อใช้ในการตัดสินใจ หรือเพื่อกำหนดทิศทาง การทำงาน ทีมจำเป็นต้องใช้ข้อมูลที่ได้มาอย่างสม่ำเสมอ เพื่อวางแผน และดำเนินการ ในหลายๆ กรณี, ทีมทำการตัดสินใจโดยปราศจากข้อมูล เช่น เมื่อฝ่าย P.M. ต้องการวางตำแหน่งสินค้าให้กับสินค้าใหม่ จะต้องได้ข้อมูลจากหลายฝ่าย ไม่ว่าเป็น ข้อมูลลูกจากฝ่ายขาย ข้อมูลทางด้านเทคโนโลยีๆ จากฝ่าย R&D หรือแม้แต่การวิเคราะห์เรื่องจุดคุ้มทุน จากฝ่ายการเงิน การบริหารงานเป็นทีมนั้นจำเป็นต้องได้รับความร่วมมือในการส่งต่อข้อมูลที่จำเป็นจากพนักงานในทุกระดับ
4. สร้างความร่วมมือที่เป็นเอกภาพ การบริหารงานโดยทีประกอบบุคลากรจากหลายส่วนในองค์กร ข้อมูล (Information) จะต้องได้รับความร่วมมือจากพนักงานทุกระดับที่มีความเข้าใจในการทำงานเป็นทีม ไม่ใช่เพียงแผนก R&D เท่านั้นที่ต้องใช้ข้อมูลทางเทคนิคฯ, ไม่ใช่แต่เพียงแผนกบัญชีการเงินเท่านั้นที่ต้องใช้ข้อมูลทางการเงิน, และไม่ใช่เพียงแผนกทรัพยากรมนุษย์ เท่านั้นที่ต้องการใช้ข้อมูลเกี่ยวกับ การบริหารทรัพยากรมนุษย์ องค์กรธุรกิจสมัยใหม่ นั้น ผู้บริหารระดับกลางนั้นขาดประสบการณ์ ในการประสมประสาน, การแยกแยะ, และการจัดเรียงข้อมูล ข้อมูลเทคนิคฯ, ข้อมูลทางการเงิน, ข้อมูลทางการตลาด และข้อมูลอื่นๆ ต้องอยู่ในรูปแบบที่อยู่ในรูปแบบเดียวกัน เพื่อให้สมาชิกในทีมมีความเข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อลดคำศัพท์เฉพาะ, การจัดเรียบเรียงข้อมูลตามระดับความสำคัญ ลดความความซับซ้อนในกระบวนการ การตีความข้อมูล และสร้างความชัดเจนจากแนวความคิดที่ยากต่อความเข้าใจ
5. ลดกระบวนการทำงาน การทำการตัดสินใจทางธุรกิจกลายเป็นสิ่งที่มากกว่าการกำหนดเป้าหมายขององค์กร ปัจจุบันผู้บริหารมีมุมต่อขั้นตอนการตัดสินใจ และ การกำหนดกลยุทธ์ นั้นเป็นเรื่องปกติไปเสียแล้ว แต่จะต้องมีการคิดอย่างมีชั้นเชิงทางกลยุทธอีกด้วย กระบวนการทำงานมากมายเริ่มต้นจากการประเมินสถานะการณ์ปัจจุบัน จากนั้นนำไปกำหนดกลยุทธ์ และหาทางที่จะบรรลุวัตถุประสงค์เหล่านั้น หลายๆ องค์กร เลือกที่จะลดขั้นตอน ลดกระบวนการที่ซับซ้อน โดยใช้ระบบ Cross Functional Team มาใช้เพื่อบริหารจัดการองค์กร เพื่อ องค์กรเหล่านี้เชื่อว่า การทำงานเป็นทีมจะช่วยในการสร้างกลยุทธใหม่ เกิดการมีส่วนร่วมในการรับผิดชอบ และสร้างคุณค่าให้แก่กัน
อุปสรรคที่ทำให้ระบบ Cross Functional Team ไม่ประสบความสำเร็จ
นโยบาย และวิสัยทัศน์ไม่ชัดเจน
หากองค์กรใดที่มีนโยบาย และวิสัยทัศน์ที่ไม่ชัดเจน องค์กรนั้นไม่สามารถสร้างแรงบันดาลใจ และการมีส่วนร่วมให้เกิดกับบุคลากรในองค์กรได้ เนื่องจากบุคลากรมองไม่เห็นทิศทางที่องค์กร มองไม่เห็นเป้าหมาย และอนาคตขององค์กร
ผู้บริหารขาดภาวะผู้นำ
ผู้บริหารไม่พร้อมรับการเปลี่ยนแปลง ขาดจิตวิญญาณในการมีส่วนร่วมไม่มีภาวะผู้นำมากพอ มีบทบาทเพียงผู้ดูแลกระบวนการทำงานเท่านั้น แสดงบทบาทผู้บริหารน้อยเกินไป ผู้บริหารที่จะต้องไม่ใช้วิธีชี้นำ แต่ก็สามารถปล่อยละเลย และขาดซึ่งความใส่ใจ ในงานด้านบริหารจัดการได้
ขาดการใส่ใจต่อวัฒนธรรมองค์กร:
เกือบทุกองค์กรมีการกำหนดวัฒนธรรมองค์กร องค์กรที่ปราศจากซึ่งการใส่ใจต่อวัฒนธรรมที่มีอยู่ ละเลยการอบรม ทำให้บุคลากรขาดความเชื่อมมั่น, มองเห็นเพียงแต่ปัญหาไม่เห็นโอกาส หรือบางครั้งเห็นโอกาส แต่ขาดซึ่งการระวังเรื่องปัญหา, บุคลากรไม่มีความสุขในการทำงาน, ไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลง, ไม่ยอมรับความแตกต่าง, ซ่อนเร้นปัญหา, ปกป้องตัวเองมากกว่าการสร้างความให้แก่ผู้อื่น และที่เลวร้ายที่บุคลากรขาดความเชื่อมั่นต่อผู้นำ และระบบ
โครงสร้างองค์กรมีความซับซ้อนมากเกินไป:
ช่องว่างระหว่างผู้บริการ และระดับปฏิบัติการมีมากเกินไป ทำให้การรับทราบข้อมูลล่าช้าเกินไปทำให้เกิดการตัดสินใจช้า การตรวจสอบข้อมูลมีขั้นตอนมากไป มีเอกสารมากเกินไป เหตุการเหล่านี้ส่วนใหญ่เกิดจากผู้บริหารระดับสูงไม่มีความใส่ใจมากพอ
การสื่อสารมีความบกพร่อง
เมื่อพนักงานมองไม่เห็นภาพร่วม และรู้สึกว่าตนเองนั้นไม่มีความสำคัญ รู้สึกว่าไม่มั่นคงในหน้าที่การงาน ไม่สามารถรับรู้ได้ว่าผู้บริหารระดับสูงคิดอะไรอยู่ ทำให้บุคลากรขาดซึ่งการมีส่วนร่วมในการเป็นเจ้าขององค์กร บุคลากรขาดกำลังใจในการทำงาน ขาดแรงจูงใจในการทำงาน บุคลากรนั้นทำงานเพียงเพื่อให้ผ่านไปวัน ไม่รับรู้ว่าทุกสิ่งที่ตนทำนั้นมีผลกระทบต่อองค์กรมากน้อยเพียงใด ทำให้เกิดความไม่ใส่สถานการณ์ขององค์กร ทำงานเฉพาะหน้าที่ของตนเท่านั้น
ทีมไม่เวิร์ค:
ขาดความเชื่อในการทำงานเป็นทีม ไม่มีสำนึกต่อข้อตกลงที่มีร่วมกันในทีมไม่เข้าใจในเป้าหมายที่มีร่วมกัน ขาดวิญญาณของการร่วมมือร่วมใจ, ไม่เห็นภาพร่วมของกระบวนการบริหารงานข้ามสายงาน, ไม่มีความตกลงร่วมกันในทีม, ทีมไม่มีอำนาจบริหารอย่างแท้จริง ปัญหาทีมเวิร์คเกิดขึ้นหลายประเด็น เช่น เป้าหมายร่วมกันไม่ชัดเจน, ผู้นำขาดศักยภาพ, สมาชิกในทีมไม่ต้องการเล่นในบทบาทของตน, สมาชิกในทีมปิดกั้นความคิดเห็นของผู้อื่น, ทีมใหญ่เกินไป, ไม่มีการแบ่งปันผลประโยชน์ที่ได้รับร่วมกัน
บุคลากรไม่เข้าใจเรื่องการจัดการมากพอ:
บุคลากรขาดความรู้ทั้งในเรื่องวางยุทธ์ศาสตร์ และการกำหนดกลยุทธ์, ขาดความเข้าในเรื่องการตลาด ไม่เข้าใจกระบวนการทำงาน, ขาดการสนับสนุนในเรื่องการเรียนรู้ และที่สำคัญที่พนังานมีทัศนคติที่เป็นลบ
ที่มา http://www.tpa.or.th/writer/read_this_book_topic.php?bookID=1156&pageid=2&read=true&count=true
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น